Så används metadatakataloger i en effektiv förvaltning av datamängder

Denna artikel är en del av en artikelserie om en färdplan för strategisk datahantering i en kommun. Klicka här för att komma tillbaka till huvudartikeln. För att komma till de andra artiklarna i färdplanen klicka på ikonerna i bilden nedan.

Användare Dokument Värde Dela data Iterera Skala upp Nätverk API Kvalitet Process & roller

Metadatakataloger

För att effektivt hantera och förvalta kommunala datamängder krävs mer än bara en beskrivning av deras innehåll – det behövs tydlig information om ägande, ansvar och livscykel. Metadatakataloger, som ofta används för att beskriva datamängders struktur, kan även fungera som ett kraftfullt verktyg för att dokumentera förvaltningsansvar och säkerställa långsiktig informationshantering. I denna artikel belyser vi vikten av att komplettera metadata med nyckelattribut som informationsägarskap, ansvarsfördelning och information om datamängders aktualitet, och hur en genomtänkt metadatakatalog kan bidra till en mer strukturerad och säker hantering av kommunala datamängder.

Metadatakataloger har funnits väldigt länge men används ofta bara för att beskriva datamängden i fråga och mer sällan för att beskriver “ägandeförhållanden och förvaltningsförhållanden” av datamängder inom en kommun. Denna artikel fokuserar på den delen av metadata som behövs för att kunna förvalta en datamängd. 

Ägande- och förvaltningsinformationen skiljer sig ofta kraftigt mellan olika datamängder vilket blir väldigt svårt att fånga i generella styrdokument. Här är metadatakataloger med sitt strukturerade och mer tabellliknande uppbyggnad mer lämpade för att anteckna allt som man behöver veta för att kunna förvalta/hantera datamängden. Här rekommenderas att anse att metadatakatalogen utgör “master” för all metadata kring en datamängd. 

Excel räcker långt

För att komma igång är det inte nödvändigt att satsa på avancerade metadatakataloger utan en vanlig excelfil som är nåbar från komunenens intranät kommer att fungera bra för användarna av datamängderna att hitta rätt data att jobba med.

Webbaserade metadatakataloger rekommenderas - men glöm inte förvaltarperspektivet

Efter ett tag kommer man dock troligtvis upptäcka att excelfilen är för krångligt att jobba med. I webbaserade metadatakataloger är det lättare att hänvisa till vissa metadataaatribut för en datamängd från ett verksamhetssystem som använder datamängden (t ex beskrivningen, restriktionerna, ägare mm). När man går över till webbaserade kataloger kan det vara bra att ta särskilt hänsyn till två aspekter som både behöver finnas för att metadatakatalogen ska kunna vara användbar över tid.

1. Användarperspektivet - data måste vara sökbar för användaren både via katalogens eget användarvänliga användargränssnitt och via API:er för att kunna integreras i andra verksamhets- eller GIS-system. Det här kan de flesta metadatakataloger.
2. Förvaltarperspektivet - metadatakatalogen ska helst även ge stöd till de som förvaltar datamängderna. Ofta finns det 1000-tals datamängder i kommunens system som har komplicerade relationer till varandra och som förvaltas av ett fåtal personer som är utspridda över ett antal organisationer inom kommunkoncernen. Förvaltarperspektivet glöms ofta bort men behövs för att kommunens personal ska kunna tillhandahålla data av god kvalitet.
   Det kan vara
   1. användarvänligt stöd för massredigering av metadatadataposter (t ex vid förändring av informationsägarsakapet),
   2. förvaltarvyer som ger en översikt över metadataposternas status och ifyllnadsgrad.
   3. Det bör även omfatta specialmetadataattribut som inte behöver eller ska vara synliga för "vanliga användare" som är kopplade till kommunens informationssäkerhetsarbete. Detta kan vara t ex
1. Informationsklassningsinformation (även information som tas fram via SKR:s KLASSA är i grund och botten metadata)
2. Beslutsunderlag som används i datadelningsbedömningar
3. Restriktioner (läs- och skrivrättigheter ev. kopplade till kommunens AD)
4. Information om när datamängder och metadata ska uppdateras och stöd för att följa upp detta
5. Namn på teknisk personal som hjälper till med teknisk hantering av metadata och datamängder
6. "Bäst-före-datum" för metadata - datumet hjälper förvaltare att följa ett årshjul för förvaltning av data och komma ihåg att en metadatapost med tillhörande datamängd bör ses över

Miniminivå för metadata

Det finns ingen naturlig maximi-nivå för metadata. Mer metadata är oftast alltid bättre...för någon. Användarna har en tendens att vilja veta så mycket om en datamängd som möjligt. Producenterna, som ska beskriva sina datamängder, har dock ofta inga egna incitament att beskriva datamängderna för en "okänd" användare. Här kan det vara bra att definiera en miniminivå för metadata. Vad som minst behöver vara med skiljer sig lite för användar- och förvaltarperspektivet.

Miniminivå ur ett användarperspektiv

Ur ett användarperspektiv bör minst följande metadataattribut finnas med:

1. Namn på datamängden - Ett tydligt namn som följer en namngivningsstandard rekommenderas. T ex skulle det kunna bestå av ett prefix (som beskriver källan), ett tydligt namn som användare utan förkunskaper ska kunna förstå och ett suffix (som beskriver åldern och evtl. tillhandahållandeformat). Ett exempel skulle kunna se ut så här: Präfix (källan): Naturvårdsverket, Tydligt namn: Naturreservat, Suffix: (2022) - som tillsammans blir "Naturvårdsverket Naturreservat (2022)"
2. Beskrivning av datamängden - En tydlig beskrivning som till en början beskriver datamängden för en oinsatt användare. Detaljer för mer insatta användare kan läggas till antingen längre ner i beskrivningen eller länkade dokument.
3. Bäst-före-datum - En fråga som användare ställer väldigt ofta är om datamängden går att använda? Metadataattributet “Bäst-före-datum” för datamängden visar användaren hur länge datamängden bedöms vara aktuell och därmed också användbar. Den ger även personen som förvaltar datamängden även en fingervisning om när det är dags att se över aktualiteten och antingen förlänga "bäst-före-datumet" eller uppdatera/ersätta datamängden. Det ska inte blandas ihop med när en datamängd har producerats eller när den har senast ändrats.   
4. Åtkomstlänkar till datamängden - länka till tjänster eller nedladdningsbara filer. Tänk på att åtkomsten till datamängden måste beslutas av informationsägaren eller informationsägarrepresentanten.

Miniminivå för metadata ur ett förvaltarperspektiv

Utifrån ett förvaltarperspektiv bör minst följande metadataattribut finnas med:

1. Informationsägaren ur ett informationssäkerhetsperspektiv (dvs vem inom en kommun bär det operativa ansvaret för en datamängd) är en av de viktigare metadataattribut som ska dokumenteras per datamängd i en metadatakatalog. 
2. För att tydliggöra vem som har det operativa ansvaret för en datamängd behöver namnet på informationsägarrepresentanten  för datamängden (oftast den närmaste linjechefen) finnas dokumenterad i metadatat per datamängd.
3. Ett annat viktigt attribut är namnet på personen som har bäst kunskap om datamängden (informationsförvaltare) eftersom den personen är bäst lämpad i kommunen för att kunna bidra med beslutsunderlag till sin linjechef hur datamängden ska lagras och vem som kan få tillgång tillgång till datamängden. Den personen vet också mest om när datamängden behöver uppdateras, ersättas eller tas bort. Om man har väldigt tydliga rollbeskrivningar som låter sig hänföras till enskilda medarbetare i sin kommun kan man utpeka en roll här men det rekommenderas inte eftersom det ibland leder till att ansvaret för en datamängd faller mellan stolarna.
4. Ett fjärde attribut är ett unikt ID för datamängden i kommunen (URI) som kan användas för att hitta datamängden i kommunens tekniska system. Detta behöver kompletteras med ett unikt ID för metadataposten som beskriver just denna datamängd för att kunna koppla datamängden till den beskrivande metadataposten och vice versa.   
5. Ett femte attribut som bör finnas är restriktioner dvs vem som får läsbehörigheter och även skrivbehörigheter till datamängden. För att ta fram restriktionerna på ett strukturerad sätt kan datadelningsrutinen användas.  

De ovan nämnda metadataattribut är uppenbarligen inte de enda. Det finns många andra metadataattribut som är viktiga för de som ska använda data som beskrivning, skapat data datum, senast uppdaterad , kvalitetsbedömningar, metadata som behövs för arkivering och gallring, arkiv mm men dessa ovan är för att skaffa sig en första överblick över kommunens/förvaltningens datamängder för att kunna underhålla och förvalta dessa.

Nyttiga länkar

• eSams - Beskrivning av datakatalog  
• Geonetwork - open source metadatakataloger
• DIGGs metadatakatalog - för kommuner som inte har en egen katalog

Resultat: 

1. Det går att dokumentera metadata som beskriver datamängden i kommunen
2. Det går att dokumentera förvaltningsrelaterad metadata tillsammans med övrig metadata

TAGG: Koppling till Svenskt ramverk för digital samverkan:

Princip 3.Öppna upp   

Princip 13. Ha helhetssyn på informationshantering