Vägen till en datadriven kommun - Färdplan för strategiska datahantering i kommunal verksamhet

Vad menas med strategisk datahantering

För att nå visionen för genomförandet behöver kommuner betrakta inte bara sina tekniska system utan även det data som finns i kommunen. Kommunens data blir grundläggande byggstenar i de beslutsstödsystemen som vi här kallar för digitala tvillingar. 

Kommuner måste börja betrakta data som strategisk resurs (se DIGG) och börja förvalta dem precis som man förvaltar kommunens fastigheter eller IT-system. Detta är i synnerlighet nödvändigt eftersom kommuner mer och mer ingår i “datadrivna ekosystem” där vi/kommunen är både konsument av andras data men även producent av datamängder som ska användas vidare av andra aktörer. Här har det i olika utredningar och projekt (bl a Lantmäteriets målbilder om en obruten digital samhällsbyggnadsprocess) påpekats att kommuners sätt att hantera data bör ändras från att vara idag väldigt dokument-centrerad till att bli mer återanvändningsbar.

Om man vill börja med att jobba med data som strategisk resurs och känner att kommunens data bör bete sig som byggstenar finns det ett antal aspekter som man måste värna om. Dessa är: 

• Informationsägarskap - dvs för att kunna arbeta med data eller göra det åtkomligt för olika användare behöver det vara tydligt vem som äger data i kommunen, precis på samma sätt som det behöver vara tydligt t ex vem som äger en fastighet för att för att veta vems ansvar det är att fatta beslut om att rusta upp den. Detsamma gäller för data och information.
• Data är tillgänglig - data som inte är åtkomligt för de som behöver kunna använda det skapar inget värde
• Säker styrning av åtkomst till data - dvs att data har gjorts tillgänglig med hjälp av rutiner som säkerställer att data endast tillgängliggörs för användare som har rätt att ha tillgång till den. Att använda ett rutinbetonade arbetssätt har visat sig vara en mycket framgångsrik förutsättning för att göra data tillgänglig på ett säkert sätt.  
• Datakvalitet - dvs att data är användbar för de ändamål det ska kunna användas för (t ex att det är aktuell, eller enhetlig, eller har en viss geografisk noggrannhet, har en viss täckningsgrad/fullständighet, är tillförlitlig mm). Detta är inte detsamma som att all data som tillgängliggörs ska ha en god kvalitet - det viktiga är att data har en känd kvalitet så att användare kan avgöra om det passar för de ändamål som är tänkt. 
• Informationsarkitektur - dvs att det finns informationsmodeller för minst de mest centrala och viktiga av kommunens datamängder som definierar hur dessa ska vara strukturerade, definiera vilka begrepp de får innehålla mm. Dessa är viktiga för att kunna koppla datamängder till varandra via deras attribut (t ex koppla ID i fastighetsregistret till ID:t för fastigheten geografiska utsträckning (ytan) för att t ex kunna slå upp fastighetens ägare i fastighetsregistret genom klicka på fastighetsytan i ett GIS-system). Detta ger styrning till bl a datakvalitet.  
• Maskinläsbarhet - Närbesläktat är även frågan om hur data i en kommun ska tillgängliggöras dvs vilka tekniska tjänster och API:er som används. Man måste komma överens om i kommunen om det är ändamålsenligt att tillgängliggöra sina data (inom och utanför kommunen) som filer eller som tjänster och vilka standarder som det i så fall ska användas. 

Alla dessa delar tillsammans gör att data beter sig som de byggstenar som vi har skrev om tidigare.

Läsanvisning för färdplanen

Målgrupp för färdplanen
Denna vägledning riktar sig till alla som har ett intresse av att främja sin egen kommunens arbete med att bli mer datadriven. Vem som sedan ska driva frågorna inom kommunen kan variera mellan kommuner och även mellan aspekterna.

Fokus på HUR man ska göra istället för VAD som ska göras
Det finns ett stort antal väl genomarbetade grundläggande principer och rekommendationer från DIGG’s Svenska ramverk för digital samverkan som ger detaljerad vägledning om VAD man behöver tänka på när man börjar sin digitaliseringsresa. Vi anser dock att det finns ett behov av att komplettera VAD:et med ett HUR man kan börja jobba.

I denna färdplan för genomförandet av digitala tvillingar hittar du ett urval av steg som man behöver fokusera på som visar dig HUR du kan nå dessa mål för digitala tvillingar.  

En serie artiklar
Eftersom varje steg i färdplanen är omfattande, har vi valt att presentera planen som en serie artiklar. Dessa artiklar är länkade från respektive steg i färdplanen, vilket gör innehållet mer överskådligt och lättare att ta till sig.

Färdplan för ett Bottom-up införande
Det finns två sätt att införa informationsförvaltning i en kommun: top-down eller bottom-up.

• Top-down passar mindre kommuner där personliga kontakter underlättar införandet. I större kommuner riskerar top-down att bli långsamt och teoretiskt.
• Bottom-up innebär att en förvaltning testar och utvecklar arbetssättet lokalt. Informationsägarskaps-aspekten är dock per definition en kommunövergripande fråga som behöver lösas top-down av kommunfullmäktige för hela kommunen medan de andra aspekterna kan lösas inledningsvis av eldsjälar på operativ miljö för att sedan skalas upp.  Denna färdplan är skriven ur ett bottom-up perspektiv.

Vad menas med begreppet datamängd i färdplanen?
Ordet datamängd används synonymt med orden data, information och dataprodukt i denna färdplan.

Färdplan för att tillgängliggöra data i en kommun

Denna artikel är en huvudartikeln i en artikelserie om en färdplan för strategisk datahantering i en kommun som beskriver en möjlig väg som man som kommun kan gå för att bli mer datadriven.

Användare Dokument Värde Dela data Iterera Skala upp Nätverk API Kvalitet Process & roller

Startpunkten för färdplanen lägger grunden för resten av färdplanen och det är att ha skaffat sig översiktlig förståelse för vilka datamängder som finns inom er verksamhet. Kommuner använder av tradition mycket data i våra verksamheter så börja med att lista de datamängder ni använder (t ex i Excel) och se till att uppdatera och revidera listan allt eftersom ni blir mer datadrivna.  

1. Utifrån denna lista är det viktigaste steget att ta att i kommunen definiera vem som äger data. Detta är det mest avgörande hindret som behöver överkommas.
   
   >> Läs mer om hur informationsägarskapet ska definieras i denna artikel 
   

2. För att göra data sökbar, kunna dela och dokumentera det samt som stöd för förvaltningen av datamängderna och för att dokumentera informationsägarskapet, inför en metadatakatalog i kommunen och dokumentera i denna katalog för varje datamängd vilken chef som är ansvarig för datamängden.
   
   >> Läs mer här hur metadatakataloger kan användas i en effektiv förvaltning av datamängder i denna artikel 
   

3. Ta fram en lista över datamängder som är mest värdefulla om de finns tillgängliga i din kommun. Det är mindre viktigt att den är perfekt utan börja med de lågt hängande frukterna (de datamängder som är lätta att dela). Se till att listan på datamängder är tillgänglig för de som kan behöva data. Det är svårt för en informationsägare att känna till alla användsområden för en datamängd, om listan finns öppen så ökar sannolikheten att en annan användare ska hitta datat och kunna använda den i sin verksamhet - vilket stärker återanvändbarheten av data.
   
   >> Läs mer här om vilka dessa “guldkorns”-datamängder det kan vara i en kommun i denna artikel    
   

4. Inför en rutin för att kunna besluta vem som kan få tillgång till datamängden, dvs vem som får läs- och skrivbehörigheter samt under vilken licens datamängden kan tillgängliggöras enligt de riktlinjer som finns i kommunen. I det beslutet behöver hänsyn tas till verksamhetsperspektivet, sekretess-och säkerhetsperspektivet, personuppgiftsperspektivet och upphovsrättsperspektivet.
   
   >> Läs mer om hur kommunala verksamheter effektivt kan fatta beslut om att tillgängliggöra datamängder i denna artikel 
   

Mycket är vunnet om man kommer hit. Följande steg underlättar interoperabiliteten mellan aktörerna och kommunen behöver befatta sig med dem förr eller senare.    

5. Inför en grundläggande förvaltning (livscykelhantering) av de viktigaste datamängderna i kommunen. Fundera här på vilka resurser som krävs för en tillräckligt bra förvaltning av datamängderna. När du har infört livscykelhantering jobbar vidare med att skala upp din hantering till resten av kommunen.
   
   >> Läs mer om hur man kan resonera i denna artikel
   

6. Inför en kommunövergripande informationsarkitektur (åtminstone för de mest centrala datamängder) för att säkerställa att dessa semantiskt hänger ihop och kan relatera till varandra. Här ingår informations- och begreppsmodeller. Säkerställ att val av struktur följer rådande riktlinjer från EU och Sverige för att säkerställa att kommunens data lättare kan tillgängliggöras för andra aktörer, samt användas med andra kommuners data. 
   
   >> Läs mer informationsarkitektur och begreppsmodeller i denna artikel
   >> Läs mer om hur kommuner kan ta steg mot länkade data

7. Inför en kommunövergripande API-strategi som ordnar upp hur data rent tekniskt ska tillhandahållas både inom kommunen och till aktörer utanför kommunen. Det behöver inte vara allomfattande från dag ett. Börja med att definiera de API-standarder som ska användas för att tillhandahålla de mest relevanta datamängder.
   
   >> Läs mer om vägen till en API-strategi i denna artikel
   

8. Inför en mätning av datakvaliteten i för de datamängderna som kommunen publicerar åtminstone för de mest centrala datamängder.
   
   >> Läs mer om hur man kan mäta kvaliteten av en datamängd i denna artikel
   

9. Inventera förändrade kompetensbehov givet de nya arbetssätten som utkristalliserar sig när kommunen blir mer och mer datadriven.  
   
   >> Läs mer om de nödvändiga kompetenser i en kommun

Färdplanen beskriver bara början av en utvecklingsresa

Att bygga en datadriven kommun är inte en engångsinsats, utan en kontinuerlig utvecklingsresa där varje steg bygger vidare på tidigare insatser. Denna färdplan visar att det är fullt möjligt att komma igång stegvis, utan att hela organisationen måste vara färdig från början. Genom att kombinera ett tydligt ägarskap, strukturerad dokumentation, tillgänglighet och en genomtänkt informationsarkitektur kan kommuner börja frigöra det värde som finns inbäddat i deras data.

För att lyckas krävs både strategisk förankring och praktisk handlingskraft. Eldsjälar och beslutsfattare behöver samverka för att skapa de förutsättningar som krävs – oavsett om det gäller styrning, teknik, kompetensutveckling eller kulturförändring.

Med ett systematiskt angreppssätt, där lärande och iterativ förbättring står i centrum, kan kommunen steg för steg förflytta sig mot en framtid där data är en naturlig del av beslutsfattandet, av tjänsteutvecklingen och av samarbetet med andra samhällsaktörer.

Vägen till en datadriven kommun börjar med ett första steg – och det steget kan tas redan idag.