Idé till användarfall: Lokalsamordning mellan skola och äldrevård

Denna idé till användarfall togs fram i projektet Digital Vision Kista under en serie med intervjuer och workshops med företrädare från 20 olika verksamheter inom Stockholms stad. Idéen ska ses som en utgångspunkt för vidare arbete.

Aktörernas mål

Lokalsamordnare hos kommunal skolförvaltare har som mål att få en hög nyttjandegrad av skolfastigheter trots att det tillfälligt finns ett sviktande elevunderlag. 

Aktörernas behov

I rollen som lokalsamordnare hos kommunal skolförvaltare finns ett behov av att via en digital tvilling kunna erbjuda lediga lokaler (som går att använda för till exempel aktivitetscenter) till äldreförvaltning och kommunala bostadsbolag. Detta för att få ett bra utnyttjande av lokaler när elevunderlaget tillfälligt sjunker och lokaler står tomma.  

Steg för steg - lokalsamordning skola och äldrevård

Lokalsamordnare hos kommunal skolförvaltare har ansvaret för att förvalta och optimera användningen av skolor och andra utbildningslokaler. Ett problem som ibland uppstår är att elevunderlaget kan variera, vilket leder till att vissa lokaler står tomma under perioder. 

1. Genom att använda en digital tvilling, som är en digital representation av alla skolbyggnader och deras egenskaper kan hen på ett effektivt sätt erbjuda dessa lediga lokaler till andra kommunala verksamheter såsom äldreförvaltningen och kommunala bostadsbolag.
2. När hen märker att elevunderlaget för en viss period minskar använder hen den digitala tvillingen för att kartlägga vilka lokaler som kommer att stå tomma. Denna digitala plattform ger hen en detaljerad översikt över byggnadernas skick, utrustning och tillgänglighet, samt information om deras geografiska placering och storlek. 
3. Genom att simulera olika användningsscenarier kan hen identifiera vilka lokaler som bäst lämpar sig för alternativa användningar, som till exempel aktivitetscenter för äldre.
4. Efter att ha identifierat lämpliga lokaler, använder hen den digitala tvillingen för att skapa virtuella turer och detaljerade beskrivningar av dessa utrymmen. 
5. Detta material kan sedan delas med äldreförvaltningen och kommunala bostadsbolag, vilket ger dem möjlighet att se och förstå potentialen i lokalerna utan att behöva besöka dem fysiskt. De kan också använda den digitala tvillingen för att simulera olika användningsområden och bedöma om lokalerna uppfyller deras behov för aktiviteter, möten eller andra sociala sammanhang för äldre.
6. Genom den digitala tvillingen kan hen också lättare samarbeta med andra myndigheter och organisationer för att säkerställa att lokalerna anpassas på bästa sätt för nya användningsområden. Det kan handla om att justera möblering, förbättra tillgängligheten eller installera nödvändig teknisk utrustning. På så sätt kan lokalerna snabbt och kostnadseffektivt anpassas för att möta de specifika kraven hos den nya målgruppen.

I slutändan möjliggör denna process ett mer flexibelt och resurseffektivt utnyttjande av kommunens fastigheter. Genom att använda den digitala tvillingen kan vi maximera nyttan av våra lokaler, undvika att de står tomma, och samtidigt bidra till att förbättra livskvaliteten för äldre invånare genom att erbjuda dem tillgång till nya aktivitetscenter och mötesplatser. Denna lösning gynnar både skolförvaltningen och äldreomsorgen, och är ett exempel på hur digital teknik kan användas för att skapa synergier mellan olika kommunala verksamheter.

Vilka data användes i användarresan?

• 3D visualiseringar av lokalerna (360 grader bilder) 
• Data om lokalytor och hyresavtal 
• Data om möjlig möblering 
• A-ritningar (arkitektritningar)
• Scada system (för energiövervakning)
• FAS2 (fastighetssystem)
• Qlick (business intelligence)
• REKS (myndighetsbesiktningar)
• Kollektivtrafikhållplatser
• Trygghetssimuleringar
• Läget på platser som är intressanta ur ett äldreperspektiv (sociala mötesplatser, bibliotek, dagligvaruhandel med mera)