Idé till användarfall: Överblick över åtagande enligt hyresavtal och planering för underhåll

Denna idé till användarfall togs fram i projektet Digital Vision Kista under en serie med intervjuer och workshops med företrädare från 20 olika verksamheter inom Stockholms stad. Idéen ska ses som en utgångspunkt för vidare arbete.

Aktörernas mål

Förvaltare på Fastighetskontoret har som mål att kunna följa upp att de uppfyller åtaganden gentemot hyresgästerna i enlighet med hyresavtal samt effektiv planering av det underhåll som ingår i avtalet. 

Hyresgäst (kansliet på idrottsföreningen som har hyresavtal på en idrottsplats som ingår i Fastighetskontorets objekt) har som mål att ha en idrottsplats som är underhållen och fungerar väl för föreningens verksamhet samt ha koll på när underhållsåtgärder sker som påverkar verksamheten.

Aktörernas behov

Förvaltare på Fastighetskontoret önskar i den digitala tvillingen tillgång till informationen i hyresavtal för att kunna följa upp hur de ligger till med det underhåll som ingår enligt avtal. Förvaltaren önskar även kunna planera åtgärder av ett visst slag (både löpande underhåll och sånt som t ex har gått sönder) på ett effektivt sätt. Detta önskemål finns för att hyresgäster ska vara nöjda och för att spara pengar på att optimera underhållet.

Hyresgäst önskar få information i god tid om underhåll och reparationer på idrottsplatsen som förening hyr. Detta för att kunna planera verksamheten om en del av idrottsplatsen inte är tillgänglig när underhållet sker.

Steg för steg - Överblick över åtagande enligt hyresavtal och planering för underhåll

1. Förvaltare på Fastighetskontoret loggar in i den digitala tvillingen och får upp en kartvy med det geografiska område hen ansvarar för. Fastighetskontorets hyresobjekt i området är markerade i orange. 
2. Hen klickar på ett objekt och får upp information om periodiskt underhåll enligt hyresavtalet.
3. Hen öppnar en dashboard som visar underhåll av olika typer (till exempel målning, kontroll av belysning, byte av konstgräs) som enligt avtalen ska göras inom närmaste halvårsperiod. Förvaltaren filtrerar på åtgärder som kan utföras av rollen Fastighetsskötare och får en lista med sju rader.
4. Hen klickar på “Inkomna felanmälningar i området” och får upp ett fönster med en anmälan om att trappräcket till byggnaden med omklädningsrum på områdets idrottsplan har gått sönder. Det finns med ett foto där förvaltaren ser att det rör sig om ett träräcke. Hen klickar på “planera åtgärd” och det läggs till en rad för detta i listan. 
5. Förvaltaren går igenom listan och gör en tidsuppskattning per åtgärd. Som stöd för det har hen tillgång till BIM-modeller, foton och punktmoln över objekten i den digitala tvillingen. Hen beställer också material där det behövs (en automatisk check görs mot Byggvarubedömningen och returnerar ett förslag på lämpligt material). 
6. Listan läggs på Driftenhetens vy av den digitala tvillingen och de fyller i planerad tidpunkt för utförande. De kan också växla till att se informationen i kartvyn om de behöver kolla något ytterligare kring hur omgivningarna ser ut.
7. Ett mail skickas automatiskt till kontaktpersonerna hos hyresgästerna som berörs av de planerade åtgärderna med information om vad som ska göras och när det ska ske.
8. När underhållet/reparationerna är utförda klarmarkerar Driftenheten raderna.
9. Nästa gång förvaltaren öppnar dashboarden över underhåll som ska göras är dessa åtgärder inte längre med. Däremot i dashboarden över utfört underhåll kan hen se att underhållet är gjort och att inkomna felanmälningar är åtgärdade.

Vilka data användes i användarresan?

• Geodata över Fastighetskontorets hyresobjekt och bakgrundskarta för orientering.
• Digital information från hyresavtal, däribland underhåll med period och kontaktuppgifter till hyresgäster
• Felanmälningar från kommunens app 
• BIM-modeller, foton och punktmoln över hyresobjekten
• Byggvarubedömningen (katalog över godkända byggmaterial, från Miljöförvaltningen)